Nuevo Esquema de Cancelación 2018

A partir del 1 de Septiembre próximo inician dos cambios importantes en materia de comprobantes digitales “CFDI”; lo que implicará en cada uno de los cambios conocer las implicaciones administrativas y de procesos internos que cada uno de ustedes realiza en sus negocios, por lo que los invitamos a que revisen los dos boletines a recibir y a consideración de cada quién prepare las preguntas necesarias que se puedan desprender de su lectura y nos compartan todas sus dudas para poder apoyarlos en tiempo; dichos cambios atienden a procedimiento de cancelación de facturas y complemento de pagos. En el presente boletín profundizamos en el primer concepto.
 
Procedimiento (“esquema”) de cancelación de facturas CFDI:
 
La autoridad fiscal en su afán de “proteger” los intereses de todas las empresas y personas que reciben facturas timbradas, estableció un procedimiento de cancelación que permite “garantizar” a los receptores de todas las facturas que no se hagan cancelaciones no autorizadas o indebidas por decisiones unilaterales del emisor, debido a esto el procedimiento que describimos a continuación obliga a todos los emisores de facturas (todos los que hacemos alguna factura para clientes) a cumplir un esquema digital que en caso de no seguirse no permitirá que se cancelen dichas facturas.
 
Pero primero porque cancelamos facturas….
Cuando emitimos alguna factura a nuestros clientes por la venta de nuestros productos y servicios no estamos exentos de agregar algún dato erróneo, cambio de valor, cambio de fecha o simplemente cambio de condiciones con el cliente, porqué así lo pide nuestro cliente; estas y otras variables nos obligaban a cancelar una factura.  
 
Hoy en día cómo cancelamos facturas….
Actualmente la cancelación  no requiere consultar al receptor de una factura y el proceso es muy simple y común, con sólo presionar el botón de nuestro sistema y generar el acuse de cancelación del timbrado, esto es, no requeríamos hacer nada más que simplemente de manera “unilateral” cancelar sin otro requisito o permiso adicional; por lo que el único mandato real para no cancelar documentos que no debieran ser cancelados es la honestidad y respeto a nuestros clientes y autoridades.
 
Pero “la desconfianza reina”….
Para evitar esas prácticas “desleales” a partir del 1 de Septiembre de 2018, se deberá seguir un procedimiento de cancelación a cierto tipo de comprobantes, que para describirlo gráficamente compartimos 2 imágenes que muestran lo que posteriormente detallaremos:
 
 Imagen 1:   Diferencia entre el Esquema Actual y el Nuevo Esquema

Imagen 2:  Con el nuevo esquema de cancelación ¿qué facturas pueden ser canceladas sin aceptación?

Imagen 1:  puntos importantes del nuevo esquema:
- Ahora los comprobantes que se decidan cancelar serán clasificados en:
      - NO Cancelable:
             - Aquellos no autorizados por el receptor para cancelarse
             - Cuando tengan otro documento relacionado vigente
       - Cancelable:  cualquier otro supuesto diferente a los anteriores
- En el caso de comprobantes Cancelables se estará en dos supuestos:
            - CON Aceptación:  cuando el recepto autorice a través del buzón que autoriza  a quién le emitió ese comprobante su cancelación.
             - SIN Aceptación:
                    - Cuando se intente cancelar un comprobante NO cancelable
                    - Cuando NO sea autorizado por su receptor  

Imagen 2:  los tipos de comprobantes que son CANCELABLES y que no requieren aceptación/autorización son:
- Cualquier tipo de factura que hagamos a nuestros clientes que NO exceda los $5,000.00 (cinco mil pesos) como total de la misma.
- Cualquier comprobante de tipo: nómina, egreso, traslado (transportistas), retenciones de pago.
- Cualquier comprobante por cualquier valor que haya sido expedido en el sistema del SAT conocido como “MIS CUENTAS”.
- Cualquier factura que sea expedida a los RIF.
- Cuando son canceladas dentro de los 3 días posteriores a su emisión; esto es, si emitimos una factura por cualquier monto el 1 de Septiembre a las 8:00 AM a un cliente, podemos cancelarla sin autorización dentro de las 72 horas, esto es, hasta las 7:59 AM del 4 de septiembre.
- Sin importar monto y fecha todas las facturas que emitamos a público en general.  
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La aceptación se mostrará en el acuse de la cancelación….
Si, ya todos los acuses indicarán si fueron cancelados con o sin aceptación como se muestra a continuación:

Paso que se seguirán para la cancelación:
Los pasos que seguirá el proceso de los comprobantes CANCELABLES CON ACEPTACIÓN son:
 
Paso 1:  el emisor solicita la cancelación, solamente dando “click” en su sistema de facturación para que comunique al proveedor de su sistema (PAC) - este a su vez al SAT – y este a su vez al receptor.
 
Paso 2:  el receptor recibe un mensaje en su buzón electrónico, el cual retrasmite un correo electrónico como el que se muestra a continuación:

Paso 3:  el receptor tiene 72 horas (3 días)* a partir de haber recibido la notificación del buzón, para decidir si acepta o rechaza la cancelación correspondiente, esto en el SAT ser verá así:

​Paso 4: Obtener acuse de cancelación aprobado o rechazado:

*La excepción a la regla en la cancelación con aceptación es…
Cuando se cumpla el plazo de las 72 horas que indica el Paso 3 anterior, esto es, que se recibe la notificación de que el emisor de una factura desea cancelar un comprobante y no se atiende bajo el procedimiento que estableció el SAT, entonces se considerará como cancelado con aceptación, y mostrará que la razón será por plazo vencido como se muestra a continuación:

La justificación del plazo para su cancelación es de “simplificar” el proceso, porque en la realidad esto podría volverse muy ineficiente, por lo que si recibimos solicitudes de cancelación de facturas que nos han emitido, si tenemos claro que procede la cancelación lo único que debemos hacer es simplemente dejar que venza el plazo de las 72 horas para que surta efecto su cancelación, de lo contrario si será necesario completar todos los plazo para proteger nuestra información contable y fiscal.
 
Más carga para todos…
El procedimiento de cancelación descrito en este boletín representará como todos los cambios recientes una curva de aprendizaje y evidentemente más acciones por realizar por todos los involucrados, por lo que nuestra labor será comunicarles los mensajes recibidos y en su caso revisar la viabilidad de la aceptación o negación de la factura que les vayan a cancelar.
 
 
Comentarios Finales
En el mes de Septiembre se incorporan dos cambios importantes que abordamos en este y el siguiente boletín, por lo que les reiteramos una vez revisen esta información preparen todas sus dudas para que con gusto los apoyemos en su proceso de adaptación a estos cambios.   En el caso de la cancelación de comprobantes, lo más importante es monitorear que no se den cancelaciones de facturas de nuestros proveedores que no procedan, “lo que en la práctica, es muy poco común pero posible”, sin embargo estaremos atentos en comunicar cualquier supuesto que caiga en cancelación para que sea revisada por ustedes y su equipo de trabajo.
 
Gracias